在預設狀況下，若選擇某個欄位要出現在報表上，則作用資料表中每個資料錄的那個欄位值都會列印出來。但在很多情況下，您可能不想包含所有數值，而只要這些數值的子集。例如，您可能只想包含：
資料庫的資料錄總數中，特定帳戶號碼範圍內的資料錄。
選取資料錄的選項
Crystal Reports 包含非常複雜的公式語言，您可以用來指定幾乎任何類型的資料錄選擇。但您可能不會常常需要公式語言所提供的資料錄選擇彈性。[資料錄篩選條件] 對話方塊是針對這個執行個體設計的。
選取資料錄的方法有二：
在您熟悉 [資料錄篩選條件] 對話方塊與各項公式之後，就可以運用資料錄選擇技巧來提升報表的效能。
決定要使用哪些欄位
選取資料錄時，報表只以符合設定條件的資料錄為依據。這些條件是以完成的報表所需的資訊類型為基礎。
假設，例如您希望報表只顯示有關加州的資料。問題就在於找出哪種方法可以最快找出屬於加州的資料錄。
如果報表所用的資料表中有 [州] 或 [地區] 欄位，您可以在要求中指定程式只使用州欄位中的值等於加州 (或地區等於 CA) 的資料錄。
如果資料表沒有 [州] 欄位，而您仍舊只要報告加州的資料，可能還有別的方法可以識別這類資料。
如果資料表有 [郵遞區號] 欄位，您可以依據適用於加州的郵遞區號範圍 (郵遞區號介於 n 與 N 之間) 做為資料錄選擇。
如果資料表有區碼欄位，則可以依據加州的區碼 (區碼是 x、y、.... z 之一) 做資料錄選擇。
附註: