報表是管理的工具。其用途就是幫您快速地了解尚未處理的資料重要元素以及資料間的關係，以便做出有效的決定。若要使報表有效，它必須以邏輯方式來顯示正確的資料。如果顯示了錯誤的資料，或只是剛好顯示出正確的資料，則報表可能會延緩作決定的程序，甚至還會造成錯誤的決定。
在開發一個報表時，最好先以一、二個句子來描述此報表的用途。這種用途陳述式能幫助您界定您的主要需求，並使這個報表的開發有個起頭及目標。
這裡有些用途陳述的範例。
這個報表的用途是要呈現各個業務代表每個月及當年度至今的銷售業績、將今年的銷售業績與去年的銷售業績相比較，然後標示出業績未達到公司標準的業務。
此報表的用途是要呈現存貨中每個項目的銷售活動狀況，然後依據該活動狀況來建議再次訂購的數量。
此報表的用途是要計算每位會員在保齡球賽中的平均擊倒瓶數與未擊倒的瓶數
在整個開發程序中，於開始之前就定義好該報表的用途，這是很重要的步驟。