資料通常依據報表的欄位值，進行排序及分組。不過，有時您也許希望資料依據其他準則分組。自訂群組可以滿足這方面的資料分組需求。例如：
雖然有欄位，但您想依據欄位值，建立一組群組。
例如，如果您希望報表中有一個 [色彩] 欄位，其中包含特殊的色彩名稱 (沼澤綠、天藍、翠綠、海軍藍等)，但您希望每種色彩的所有色調都出現在同一個群組 (綠色、藍色、紅色等)。在這種情況下，可以建置自訂群組，並以手動方式將資料錄指派給其各自的群組。
欄位的確存在，但您想為每個群組選取特定數值或數值範圍
例如，您可能希望一個群組包含銷售總額小於某個值的資料錄，第二個群組包含銷售總額大於某個值的資料錄，最後一個群組包含銷售總額介於兩個值之間的資料錄。在這種情況下，您可以使用在建置資料錄選擇查詢時可以使用的相同選擇功能範圍，來建立自訂群組。
建立自訂群組依據指定的順序分組，就能夠解決這些排序與分組的難題。依據指定的順序分組，可以讓您建立會出現在報表上的自訂群組，也可以建立每個群組都包含的資料錄。唯一的限制是一個資料錄只能指派給一個群組。