当选定一个要在报表中出现的字段时，根据默认，活动表中每个记录的字段值都将打印。在许多情况下，您可能不想包括所有值，而只想包括这些值的子集。例如，可能只想包括：
选择记录的选项
Crystal Reports 包括非常完善的公式语言，可以用来指定几乎各种类型的记录选择。但是，对于公式语言所提供的记录选择的灵活性，您未必总是需要。“记录过滤器”对话框便是针对这些情况设计的。
可以用如下两种方式之一选择记录：
一旦熟悉了“记录过滤器”对话框和公式，就可以使用记录选定技术来改进报表的性能。
确定要使用哪些字段
选择记录时，报表的基础只是那些满足所设置的某些条件的记录。想要在完成的报表中包括何种信息为设定这些条件的出发点。
例如，假定想让一个报表只显示加利福尼亚州 (California) 的数据。关键的问题在于找到标识那些来自加利福尼亚州的记录的最佳方法。
如果报表中所用的表有一个“省”或“地区”字段，则可以在请求中指定程序只使用“省”字段中的值等于加利福尼亚州的记录（“地区”字段等于 CA）。
如果表中没有“省”字段，但您仍想只在报表中包括加利福尼亚州数据，可以用其他方法标识这些数据。
如果表中有一个“邮政编码”字段，则可以符合加利福尼亚州的邮政编码范围（邮政编码介于 n 和 N 之间）为基础进行记录选择。
如果表有一个“区号”字段，可以加利福尼亚州区号为基础进行记录选择（区号为 x、y、...z）。
注意: