La mise en relation entre un sous-rapport et un rapport principal s'établit par l'intermédiaire d'un champ de paramètre.
Lorsque vous sélectionnez un champ de mise en relation de sous-rapport :
le programme crée, dans le sous-rapport, un champ de paramètre qui permet au rapport principal de lui transmettre les valeurs ;
le programme se sert du champ de paramètre pour créer une formule de sélection d'enregistrements du sous-rapport ;
la formule de sélection limite le sous-rapport aux enregistrements pour lesquels le champ de mise en relation est égal à la valeur du champ de paramètre.
Lors de l'exécution du rapport, le programme recherche le premier enregistrement de champ dont il a besoin dans le rapport principal et, via le champ de mise en relation, transmet sa valeur au champ de paramètre du sous-rapport. Le programme crée alors un sous-rapport en sélectionnant les enregistrements sur la base de la valeur du champ de paramètre. Voici un exemple :
Vous créez un rapport de vos clients et un sous-rapport des commandes passées. Vous décidez de créer un lien entre ces deux rapports sur la base du champ ID client.
Lors de l'exécution du rapport, le programme prend le premier enregistrement de client, et transmet la valeur de son champ ID client dans le champ de paramètre du sous-rapport.
Le programme exécute alors le sous-rapport des commandes. La formule de sélection de ce sous-rapport ne sélectionne que les enregistrements dans lesquels l'ID client est égal à la valeur du champ de paramètre. Dans la mesure où cette valeur est égale à l'ID client du premier enregistrement du rapport principal, le sous-rapport contient uniquement les enregistrements contenant ce même ID client. Autrement dit, les enregistrements obtenus correspondent aux commandes du premier client.
Lorsque le premier sous-rapport est terminé, le programme recherche le deuxième enregistrement dont il a besoin dans le rapport principal, imprime les données du client et transfère l'ID client correspondant dans le champ de paramètre.
Le programme exécute un sous-rapport ne comprenant que les enregistrements de commandes concernant le second client.
Le processus se poursuit jusqu'à la fin du rapport.
Cette opération se déroule en arrière-plan. Indiquez simplement les champs avec lesquels le rapport principal sera relié au sous-rapport et le programme fait le reste. Les valeurs sont transmises par l'intermédiaire du champ de paramètre sans intervention de l'utilisateur.