Un rapport est souvent utilisé par plusieurs personnes. Un rapport détaillé des ventes d'une entreprise peut, par exemple, être envoyé aux agents commerciaux eux-mêmes, mais également aux directeurs régionaux, au directeur des ventes et au directeur général de la société.
Chacun pourra l'utiliser selon ses besoins :
les agents commerciaux pour évaluer leurs performances et les comparer à celles de leurs collègues régionaux,
les directeurs de ventes régionaux pour évaluer le travail de leurs agents commerciaux et comparer leur chiffre d'affaires à celui des autres régions,
le directeur des ventes pour évaluer le travail de ses directeurs de ventes régionaux et comparer les ventes aux prévisions,
le directeur général pour évaluer le travail de son directeur des ventes et prendre les décisions en ce qui concerne les moyens de production, la situation des entrepôts, etc., au niveau de toute la société.
Un rapport bien pensé doit contenir les informations qui satisferont les intérêts de tous ceux qui seront amenés à le consulter.