基於各種不同的原因，資料庫的名稱與位置會有所變更。如果您在建立報表後變更資料表或檔案的名稱或位置，則 Crystal Reports Designer 必須能夠找出新的名稱或位置。當您在報表中建立公式來存取的資料表已經重新命名或移動時，這一點特別重要。要修正單一欄位的參考並不困難，但是若要找出使用該欄位的每一個公式卻是相當困難且費時的工作。
為了解決這個問題，
Crystal Reports Designer 使用別名來參考資料庫的資料表與檔案。別名是一種指標，是告訴程式應從何處搜尋資料庫欄位的內部裝置。現在，如果您變更了資料庫的名稱或位置，您只要重設指標即可。請參閱
「尋找檔案」。別名的名稱並不會變更，因此公式不會受到影響。
Crystal Reports Designer 會在別名中尋找位置與名稱，前往該資料庫欄位的新位置，並正確執行公式。
Crystal Reports Designer 會在您第一次選取資料表或檔案時，自動指派預設的別名名稱給資料庫資料表。預設的情形下，別名和資料表的原始名稱相符。當資料庫的資料表是一個個別的檔案時 (例如 dBASE)，則使用沒有副檔名的資料庫檔案名稱。例如，如果您使用的 dBASE 資料庫檔案名稱為 Company.dbf，程式便會指派預設的別名名稱 Company 給該檔案。您可以接受這個預設的別名或是給資料庫的資料表指派一個新的別名。