レポートは管理ツールです。レポートの目的は、生きたデータを使って各個人が重要な要素や関連性を把握し、有効な決断を下せるようにすることです。効果的なレポートを作成するには、適切なデータを論理的に提供しなくてはなりません。誤ったデータを提供したり、正しいデータでも無計画に提供すれば、処理の決定が遅れたり、誤った判断を招くことになります。
レポートを作成するには、最初に、そのレポートの目的を数行の文書に書き出してみることをお勧めします。それによって要点が見つかり、レポートに求められるものを把握できます。
次は、レポートの目的に関する文章の例です。
このレポートの目的は、各営業担当の月間および年間売上を示し、本年度と昨年度の実績を比較することである。また、会社の標準売上に満たない営業担当にはフラグを付ける。このレポートの目的は、在庫に対して各商品の売上実績を示し、その実績に基づいて追加発注の量を決定することである。
このレポートの目的は、ボーリング チームの各メンバーの平均成績やハンディキャップを計算することである。
レポートを作成する前に目的を明確にしておくことは、すべての過程の中でも重要なステップです。
明確な目的のないレポートは、議題のない会議のようなもので、まとまりがなく成果もないものになります。