Susan, la usuaria diaria: generación de documentos

Los usuarios diarios como Susan pueden generar documentos con un mínimo de pasos sin necesidad de conocimientos de diseño de documentos, plantillas o configuraciones de orígenes de datos. Ella utiliza los informes que ha creado Ryan, el diseñador de informes, para generar sus documentos.

Acerca de esta tarea

Susan ve los informes que Ryan ha creado y quiere generar el informe Noticias diarias.

Procedimiento

  1. Susan abre la página Generar del Creador de documentos.
  2. Encuentra el informe que desea especificando noticias en el campo de búsqueda.
  3. Pulsa Generar documento Generar documento en la columna Generar.
    Generación del documento
  4. Cuando se le solicita la conexión de origen de datos, selecciona la conexión RSS de Jazz.net que ha creado el diseñador de informes.
  5. Añade la etiqueta jazz y pulsa el recuadro de selección Compartir resultados de informe para que otros en su equipo puedan acceder a los resultados de la generación de documentos.
    Ventana Generar documento
    Nota: La plantilla de ejemplo Página de cierre solicita un valor para la variable endingTitle. Especifique un texto como, por ejemplo, Fin de documento y pulse Siguiente.
  6. Pulsa Generar.
  7. Pulsa Descargar documentos Descargar documentos en la columna Estado.
    La generación ha finalizado
  8. A Susan se le pide que abra o guarde el archivo .zip. Abre el archivo .zip y ve los archivos Microsoft Word, PDF y log.zip que se han generado.
  9. Susan abre el archivo PDF para verificar que el documento se ha generado correctamente.
    Archivo PDF con las 25 principales noticias
  10. Susan pulsa Añadir etiquetas Añadir etiquetas en la columna Etiquetas y especifica Jazz para que pueda encontrar fácilmente el informe más adelante.
  11. El director de Susan le ha pedido que este documento se ejecute cada día a las 10:00. Susan planifica la generación del documento:
    1. Vaya a la página Generar y busque el informe que desee.
    2. En la columna Generar, pulse Generar más tarde Generar más tarde.
    3. Especifique el nombre y la descripción de la planificación de trabajos.
    4. Establezca la frecuencia en Diario y utilice el calendario para seleccionar las fechas de inicio y finalización del trabajo.
    5. Pulse Planificar.
  12. Al día siguiente, Susan inicia una sesión en el Creador de documentos. Ve una notificación en el banner de producto. Cuando pulsa el enlace, ve que un trabajo reciente ha fallado.
  13. Para ver el resumen de alto nivel del trabajo de generación de documentos, pulsa el icono Ver detalles de trabajo Ver detalles de trabajo.
    Panel Detalles de trabajo
  14. Ahora Susan desea ver el historial reciente de los documentos que ha generado. Abre la página Vista y ve que el trabajo más reciente ha sido satisfactorio.
    Nota: En la columna Descargar, Susan también puede descargar archivos individuales, en lugar del archivo zip completo.
    Panel Ver documentos generados
  15. Ahora que Susan ha generado el documento de resumen diario que necesita, puede entregar el documento a su director. Si el director tiene acceso al Creador de documentos, Susan puede enviarle el enlace al documento:
    1. Para copiar el URL del elemento, en la columna Acciones del elemento, pulse el icono Mostrar enlace Icono Mostrar enlace.
    2. En la ventana URL de enlace de recursos, copie el URL del recurso.
    3. Susan copia el enlace en un correo electrónico y se lo envía al director, por ejemplo, https://rpe.myserver.net/rpeng/api/jobresults/58101. El director de Susan abre el enlace y se le solicita si desea abrir o guardar el documento.
  16. Un día, el director de Susan le dice que el documento de resumen diario de hoy es muy importante y que no debe suprimirse. (El valor predeterminado para la supresión del documento es de 30 días). Susan puede promocionar este documento para conservarlo y que no se suprima.
    1. En la columna Acciones del documento, pulse el icono Promocionar controles Icono Promocionar.
    2. Pulse Aceptar si no desea que se suprima el documento durante una limpieza periódica.
    3. Ahora el nombre del informe incluye el texto (Promocionado).
      Informe que se promociona
      Los documentos, los registros y los detalles de trabajo asociados con el informe ahora se promocionan. Sólo el propietario del documento puede promocionar o degradar los archivos asociados con el documento.
  17. Una semana más tarde, el equipo de Susan ha estado muy ocupado generando varios documentos a partir de distintos informes para una fecha de entrega próxima y aparecen muchos documentos en la página Vista. Susan desea ver sólo los documentos denominados Noticias diarias. Pulsa Agrupar por > Agrupar por nombre. Ahora, puede ampliar el nombre del documento para ver todos los documentos con ese nombre.
    Documentos agrupados por nombre
    Nota: Susan también puede agrupar los informes por etiqueta para limitar la lista de documentos.
    Documentos agrupados por el nombre Diariamente
  18. Unos días más tarde, Susan desea limpiar algunos de los documentos antiguos que ha generado. Selecciona los recuadros de selección de los documentos que desea suprimir y pulsa Suprimir seleccionados. Pulsa Aceptar para confirmar la supresión.
    Varios documentos seleccionados